Les cartes : un partenariat avantageux

Shell

Henry Miller, directeur général du programme de cartes pour parcs automobiles commerciaux de la division nord-américaine de Shell.
(Photo: Jack Kazmierski)

L’un des plus grands défis des gestionnaires de parcs automobiles est la gestion des frais de carburant. En effet, on peut facilement se sentir dépassé si ces dépenses ne sont pas bien contrôlées.

L’une des tables rondes de la récente conférence I & E avait justement pour thème l’utilisation des cartes de carburant. L’un des participants – Cal Kretsinger, directeur général, Systèmes de contrôle des émissions et Développement des affaires, Carburant pour Ameren Missouri. – a abordé les défis auxquels a été confrontée son entreprise et a expliqué comment il a pu obtenir de l’assistance de son fournisseur de cartes de carburant.

« Nous disposions de différentes données provenant de sources variées, explique le directeur. Les ressources requises pour tout colliger dans notre système étaient trop importantes. Nous avons donc décidé que parmi toutes nos plateformes liées au carburant, une seule allait devenir notre source de paiement. »

En d’autres mots, plutôt que d’essayer de recueillir, gérer et analyser les données provenant de différentes sources – ce qui peut coûter une fortune –, l’équipe a décidé que toute l‘information serait dorénavant filtrée par son fournisseur de cartes de carburant.

« Chaque mois, nous téléchargeons un fichier de données et un relevé. Les achats sont divisés en différentes catégories : essence, diesel, fluide d’échappement diesel (DEF) et achats divers. Plutôt que de recevoir des données provenant de 15 sources différentes et de devoir envoyer 15 chèques, nous avons une seule source de données à traiter et à gérer.

« Comme il n’est pas toujours facile d’utiliser ces données, il est bon de se fier à son fournisseur pour générer les rapports requis. »

Au-delà des données de base

Les gestionnaires de parcs automobiles peuvent tirer plusieurs avantages de ces rapports. Peter Nogalo, directeur du marketing chez ARI, explique qu’il existe deux types de rapports. ARI offre deux types de cartes : l’une est privée et gérée par l’entreprise, et la seconde est une MasterCard soutenue par BMO.

« Le premier rapport est standard et fait état de toutes les transactions. Il offre de l’information de base sur les transactions. Le second rapport répertorie les alertes d’exception, c’est-à-dire les transactions inhabituelles. Par exemple, il peut s’agir de plusieurs transactions sur une même carte durant une même journée, ou d’un excès de carburant acheté par rapport à la capacité du réservoir du véhicule.

Autrement dit, votre fournisseur de carte de carburant peut vous aider à prévenir les fraudes. Bien que les rapports transactionnels standards sont envoyés périodiquement, Peter Nogalo note que les rapports d’exception sont envoyés immédiatement afin d’agir rapidement.

Mesures préventives

En vue de réduire ou même d’éliminer la fraude, les chefs de file dans le domaine des cartes de carburant, comme ARI, offrent des cartes munies d’une puce et d’un NIP (numéro d’identification personnel). Ces technologies permettent non seulement aux gestionnaires de contrôler l’utilisation des cartes, mais aussi d’éviter l’utilisation frauduleuse d’une carte qui tomberait entre de mauvaises mains.

Petro-Canada (Suncor) offre une carte maison appelée SuperPass, qui est gérée exclusivement par l’entreprise – de la production de la carte aux ventes, en passant par le soutien. Peter Kostin, directeur du transport commercial, Ventes et partenariats pour Suncor Energy, explique : « Nous sommes fiers d’offrir aux parcs automobiles d’ici le programme qui fournit le plus de commodités, de contrôle, de sécurité et d’accès à de l’information détaillée. »

L’une des caractéristiques de la SuperPass est qu’elle peut être utilisée dans les stations d’essence Petro-Canada, aux établissements qui requièrent une carte Petro-Pass ainsi que dans les haltes routières américaines. Les gestionnaires peuvent déterminer les accès de chaque carte.

Elles peuvent également être munies de différents NIP, ce qui permet aux gestionnaires de contrôler les dépenses selon les conducteurs et selon les cartes. Des limites d’achat peuvent également être établies, de même que des restrictions par type de carburant, jour, heure et emplacement géographique…

« La SuperPass permet de contrôler les achats de carburant ainsi que les achats divers. Il est facile de restreindre certains achats comme les lavages d’auto, les produits automobiles et autres articles. De plus, les rapports générés par l’outil de gestion en ligne de SuperPass fournissent aux gestionnaires de l’information qui peut les aider à mieux contrôler les coûts et à prendre de meilleures décisions d’affaires », explique Peter Kostin.

Les rapports peuvent être personnalisés et leur distribution planifiée automatiquement, incluant le rapport de transactions inhabituelles. « Les outils et les options de la SuperPass donnent aux gestionnaires l’information nécessaire pour mieux contrôler leurs coûts », conclut-il.

De l’aide à plusieurs niveaux

Naturellement, les gestionnaires de parcs automobiles ne sont jamais laissés à eux-mêmes. « Nos directeurs de comptes travaillent en étroite collaboration avec les gestionnaires pour les aider à décider quels rapports et quelles méthodes de contrôle sont les mieux adaptés à leur réalité », explique Josh Ferguson, directeur national des ventes pour la division des parcs automobiles commerciaux chez Shell.

Shell offre également des cartes de carburant munies de puces et de NIP sous forme de deux produits : la carte Triton, qui peut être utilisée seulement dans le réseau Shell, et la carte Navigator, qui donne un accès universel.

Shell prend la sécurité très au sérieux. « Cela fait partie de notre ADN », affirme Henry Miller, directeur général du programme de cartes pour parcs automobiles commerciaux de la division nord-américaine de Shell. « Nous avons même des politiques de sécurité pour nos propres chauffeurs. Personne ne peut utiliser un téléphone cellulaire dans son véhicule, même avec un système mains libres. Il n’y a aucun téléphone dans les voitures ; vous devez éteindre votre cellulaire avant de monter à bord. C’est un engagement de Shell et nous y croyons vraiment. »

Cet engagement s’applique également aux cartes de carburant de l’entreprise. C’est pourquoi Shell est en train de développer de nouvelles options pour permettre à leurs clients de rendre leurs pratiques plus sécuritaires. « Ces nouvelles options, comme un service d’assistance routière, seront bientôt offertes à tous les détenteurs de cartes. Nous souhaitons également conclure une entente pour proposer des entretiens préventifs », poursuit Henry Miller.

L’entente permettra aux détenteurs de cartes Shell d’avoir accès à un réseau national de fournisseurs de services, pour effectuer des vidanges d’huile et pourvoir d’autres services essentiels.

Si vous êtes incertain de votre consommation de carburant, ou que vous aimeriez simplement avoir une meilleure idée de vos dépenses dans cette catégorie, conclure une entente avec un émetteur de cartes de carburant pourrait répondre à vos besoins. Ces spécialistes ont l’expertise requise pour générer des rapports adéquats en toute sécurité, ce qui vous aidera à obtenir un portrait détaillé de vos dépenses en carburant, en plus de vous prodiguer des conseils pour économiser et mieux gérer vos ressources.

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