Programmer les installations : les outils la prise de rendez-vous

John Fisher, propriétaire de l'atelier NAPA AUTOPRO Montcalm, à Gatineau (Photo : NAPA AUTOPRO Montcalm, Gatineau)

Chaque année, à l’automne, les automobilistes prennent d’assaut les divers ateliers de la province pour participer à l’irrésistible valse de la pose des pneus d’hiver.

Pour bien faire face à la musique et orchestrer la prise de ces multiples rendez-vous, les propriétaires d’atelier s’en remettent à des outils éprouvés.

Une grille « vivante »

Même en période de chaleur intense, on ne peut s’empêcher de penser que l’hiver reviendra blanchir notre paysage. Un phénomène climatique récurrent qui entraîne, par un feu nourri de coups de téléphone et de visites improvisées, un remue-ménage au cœur de chaque atelier. Dans ces circonstances, quels outils viennent à votre rescousse ?

« Dans notre cas, un logiciel de gestion d’atelier efficace qui nous donne une vue d’ensemble journalière, hebdomadaire et mensuelle du travail à effectuer. C’est notre référence pour tout et pour tous », mentionne Raphaël Marchand, propriétaire de l’atelier OK Pneus, à Chambly.

Évidemment, la recette idéale pour goûter le succès implique d’emblée de la souplesse. Selon monsieur Marchand, ce tableau doit demeurer aéré dans une certaine mesure, pour pallier les impondérables.

« Remplie à 75 %, cette grille devient vivante, car elle permet aux techniciens d’ajuster un travail qui s’étirerait en raison d’un imprévu en jouant avec les blocs horaires réservés à des gens qui, par exemple, nous laissent leur voiture pour la journée. »

Dans pareil contexte, inutile d’ajouter que les passants qui omettent de s’annoncer, malgré de bonnes intentions, risquent de faire chou blanc.

« À moins bien sûr d’une annulation, d’un travail écourté, d’un espace dans la grille ou d’un rendez-vous repoussé pour régler une urgence. Après tout, favoriser la productivité, c’est aussi planifier. »

À ce propos, Raphaël Marchand conclut en se disant tout de même à l’affût de ce que l’industrie offrira comme autres outils virtuels pour lui permettre de répondre à la demande de ses clients.

Web et flexibilité

Justement, depuis quatre ans, John Fisher, propriétaire de l’atelier NAPA AUTOPRO Montcalm, à Gatineau, intègre la prise de rendez-vous virtuelle par l’entremise de son site Web. On offrant la possibilité à ses clients de communiquer avec son atelier 24 heures sur 24, sept jours par semaine, il flexibilise leur démarche.

« Ce faisant, le client se sent davantage en contrôle de la situation. À tête reposée, il peut entamer ce dossier le soir ou lors d’un week-end. Nous répondons à son courriel de la même façon ou par téléphone, et ce, dans les plus brefs délais. Si la plage horaire demandée n’est pas accessible, nous lui en suggérons une autre. »

Même si les progressions enregistrées par le biais de cette méthode vont bon train, John Fisher conserve évidemment la prise de rendez-vous par téléphone et réserve plus du quart de l’agenda de son atelier pour les passants.

« Cette année, le ratio se situe autour de 70 % par téléphone, 20 % de passants ou des rendez-vous pris lors de la dernière visite du client et 10 % de sollicitations Web. Étrangement, ce sont mes clients plus âgés qui utilisent ma page Internet pour prendre rendez-vous. »

En somme, le système préconisé doit pouvoir vous permettre de suivre la cadence…

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